Perbedaan Salinan, Scan, dan Dokumen Asli

Dalam administrasi, istilah dokumen asli, salinan, fotokopi, dan scan sering dipakai bergantian, padahal fungsinya berbeda. Dokumen asli adalah berkas yang diterbitkan langsung oleh instansi berwenang. Salinan adalah duplikasi fisik, sedangkan scan adalah versi digital dari dokumen fisik.

Beberapa proses cukup menerima scan awal untuk seleksi atau pra-verifikasi. Namun tahap akhir sering tetap meminta dokumen asli untuk dicocokkan. Karena itu, pemilik dokumen perlu menjaga fisik dokumen tetap baik meskipun sudah memiliki arsip digital.

Bila diminta salinan legalisir, artinya fotokopi atau salinan dokumen perlu disahkan oleh pejabat atau instansi yang berwenang. Jangan menyamakan legalisir dengan scan biasa karena nilai administrasinya berbeda.